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一个安全从业者对汇报工作的理解(一)

不管是团队的leader还是普通员工,汇报工作几乎是每个人的必选项,这类事在笔者在日常工作中占有相当大的比例,而且重要性也很高。

汇报工作的一般都是带有一些目的性的,主要有这几个方面:

1、要资源:人、钱、政策

2、体现自身或团队的重要性

3、突出存在感

……

总之,汇报工作的终极目的是让听取着认同甚至支持你的想法,汇报的环境主要是公开和私下两种场合,本文主要讨论公开场合汇报工作时的一些要点。

一、思路清晰


作为公开汇报的演讲者,最基本要求就是思路清晰,也就是让听众(尤其是主要汇报对象)能够容易的把握汇报者的中心思想,这是最重要也是最基本的要求,如果老板连你想表达什么都不知道,就不用说支持你了。

做到这点主要是需要汇报者前期准备的时候把事情想清楚,而且要反复琢磨整体思路,这样才不至于被一些突发情况打乱思路。

二、材料准备


一般公开场合汇报工作的时候用PPT或Keynote的效果要比纯文档效果要好一些,但PPT是很多人的噩梦,笔者见过太多将PPT当word用的场景,这种情况下还不如用word直接汇报。对PPT的准备笔者总结了一些心得:

  • 积累模板库:对于一般性的工作,虽然不要求PPT有多么赏心悦目,但至少不要看起来太low,这需要汇报者日常看到一些看起来还不错的模板就保存起来。如果有很重要的汇报或者经常要进行各类的汇报工作,可以考虑在一个专业网站买个会员,这样就可以根据需要随时下载自己想要的模板。

  • 文字一定不要太多:任何人潜意识里都不喜欢阅读长篇大论的文字,而且汇报过程中的主体是汇报者本人,而不是PPT。我们需要在每页PPT中明确要表述中心思想,PPT的内容只要做到提示和重点突出就可以。

  • 动画不要太多:这是笔者一直要改掉的毛病,自从开始用Keynote开始,就一直迷恋各种绚丽的动画效果。结果一旦出现错按,就要把绚丽但冗长的动画反复播放,这时情急之下很容易再次出现错按,这种情况有多尴尬大家可以各自脑补。

  • 篇幅不宜过长:要知道,领导的时间永远是稀缺资源,过于冗长的汇报不仅容易让人产生疲劳感,更会让时间有限的领导感到焦急甚至中途离场。所以,要在将事情说清楚的情况下,将尽量控制篇幅。

  • 主要观点尽快抛出:就算我们把时间控制的比较好,突发情况导致领导中途离场的情况也并不少见,所以设计汇报逻辑的时候主要观点和亮点内容一定要尽快抛出。如果需要较长篇幅解释该观点,或者总体逻辑上该观点一定要放到最后提出,也尽量要在前期提出该观点,后面再展开,以避免上述情况。

三、个人准备


除了PPT内容要准备完善意外,汇报者本人也要进行充分准备,否则优秀的PPT和与之不匹配的讲述产生的反差,会让人感觉演讲人很不专业,所以演讲人前期的准备十分重要。根据经验,需要前期准备的内容如下:

  • 对意外问题的准备:任何两个人的思维角度都是有差异的,尤其在上下级之间的思维角度差别更大。所以,有些上级觉得理所应当的问题,作为汇报者很可能是没有想到的,这种情况下很容易出现冷场或者汇报者顾左右而言他的情形。应对这种情况没有太好的办法,只能通过换位思考、团队讨论和经验积累的方式逐步的将汇报内容考虑全面。

  • 论点有可靠的支撑:汇报者要表达的论点往往是核心诉求提出的关键因素,比如:我们通过论述安全环境持续恶化,来达到提高安全预算的诉求。那对前一年安全事件和数据的来源一定要可靠,至少让人觉得可靠。决不能是道听途说或者百度搜索。

  • 一定要“说人话”:这点主要提醒技术人员注意,汇报工作的时候,一定要对汇报对象的知识背景有一定的了解,如果对象就是技术专家,那么将核心技术点进行适度阐述是可行的。但汇报对象是技术背景不够深厚的管理层,那么一定要通过举例、类比等方式让对方了解技术所实现的结果。实际证明,这个时候炫技,倒霉的肯定是汇报者自己。

  • 一定让对方理解你的表述:这也是技术人员需要注意的,千万不要故作高深的阐述一堆很玄幻的理论,要获得领导支持就一定要让他真正理解你在做什么,以及这么做的价值。比如:如果要阐述地月之间的距离的测算,我们只需要说明我们在月球上安装了光反射装置,再从地球打一束光过去,根据光的传输时间和光速就可以。这类论述很容易让听众打消怀疑。

四、其他注意


  • 尽量吸引注意力,对于一般人而言,听报告一定不如看电影有定力。虽然报告工作跟看电影无法类比,但能让听众对你的汇报内容尽量感兴趣还是很有必要的。可以通过内容和话术的设计,让听众尽可能轻松的听懂你的内容。这需要大量实践和反复演练。

  • 绝对不能造假:这不用多说,有再充足的理由也不能在数据和一些内容上造假。一旦穿帮,基本上可以确定在这个公司的职业生涯到头了。


写在最后

做好上述准备,应该可以保证工作汇报过程中基本顺利。但意外无处不在,准备好一切后,需要做的就是反复演练,尤其对于重要的汇报,一定要大量重复,以保证熟练的应对各种突发情况,同时充分的准备也可以避免紧张情绪的产生。最后,感谢一下罗永浩,因为本文部分灵感是来自他讲了一半的创业课!

原文始发于微信公众号(企业安全工作实录):一个安全从业者对汇报工作的理解(一)

本文转为转载文章,本文观点不代表威客安全立场。

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